Список кадров для фотосъёмки мероприятия: что и когда снимать

Фотографии с мероприятия работают месяцами: пресс-релизы, соцсети, отчёты для спонсоров, сайт, внутренние рассылки и продвижение следующего события. Но в сам день всё происходит одновременно, и тот единственный кадр, который нужен всем, — почётный гость с генеральным директором, победитель со спонсором, — можно упустить за секунды. Список кадров гарантирует, что ничего важного не потеряется в суете. Передайте его фотографу и адаптируйте под своё мероприятие. Если вы планируете такой проект, смотрите страницу услуги: Фотосъёмка.

До прихода гостей

• Фасад и вход площадки с вывесками.
• Сцена, экраны и брендинг — с тем светом, который будет во время мероприятия.
• Зона регистрации, готовая и с персоналом.
• Сервировка, декор, цветы и детали.
• Брендинг спонсоров, стенды и выкладка продукции.
• Общее фото организаторов до открытия дверей — последний спокойный момент дня.

Именно эти снимки часто идут в отчёты для спонсоров и материалы для продажи следующего мероприятия, поэтому им стоит уделить время.

Прибытие и регистрация

• Гости прибывают, их встречают.
• Регистрация и выдача бейджей.
• Прибытие VIP-гостей — заранее узнайте, кто, когда и через какой вход.
• Фото гостей, партнёров и спикеров у пресс-стены.

Программа

• Каждый спикер: общий план на сцене с брендингом и экраном плюс крупные планы во время выступления.
• Реакции зала и общие планы, показывающие наполненность.
• Панели: вся панель целиком и каждый участник.
• Модераторы и ведущие.
• Вопросы из зала — включая тех, кто спрашивает.
• Подписания, объявления и запуски — точный момент и место согласуйте заранее.

Нетворкинг

• Живые разговоры: небольшие группы, настоящее общение, смех.
• Кофе-брейки и обед — без людей с полным ртом.
• Работающие стенды экспонентов с посетителями.
• Спонсоры со своими гостями.

Церемонии и награждения

• Каждый победитель получает награду на сцене.
• Постановочное фото вручающего и победителя на фоне пресс-стены.
• Общее фото всех победителей в конце.
• Реакции за столами при объявлении победителей.

Попросите заранее порядок церемонии с именами и фото победителей, чтобы фотограф был в нужном месте в нужное время. Подробнее — о съёмке гала-вечеров и церемоний награждения.

Обязательный список

Попросите у клиента список ключевых людей и моментов: руководители, спонсоры, официальные гости, партнёры. Рядом с фотографом должен быть координатор, который знает людей в лицо и подсказывает, — особенно на больших мероприятиях, где в деловой одежде многие похожи. Для официальных лиц заранее уточните протокольные правила фотосъёмки.

Люди и согласие

Большинство гостей корпоративных мероприятий ожидают, что их будут фотографировать, но некоторые предпочитают не попадать в кадр. Помогают пометка при регистрации, ленты для бейджей другого цвета для тех, кто против, или просто деликатность фотографа. Особого внимания требуют дети, молельные комнаты и частные разговоры. Читайте также о съёмке людей в общественных местах ОАЭ.

Бриф для фотографа

За несколько дней до мероприятия отправьте программу, план площадки, дресс-код, брендбук и обязательный список. Договоритесь, где фотограф может стоять во время выступлений, можно ли использовать вспышку и кто со стороны клиента утверждает подборку в тот же день.

Сдача

• Подборка в тот же день для соцсетей и прессы — во время мероприятия или сразу после.
• Полная обработанная галерея — в согласованное число дней.
• Форматы: высокое разрешение для печати, облегчённые версии для веба и вертикальные кадры для сторис.
• Структура: папки по сессиям или темам и названия файлов, по которым легко найти людей.
• Подписи: имена и должности для ключевых снимков, согласованные с клиентом.

Фото и видео вместе

Фотограф и видеооператор должны договориться, чтобы не перекрывать друг друга в моменты на сцене, при награждениях и выступлениях. Согласуйте позиции заранее. Мы подробно писали о фото и видео на одном мероприятии.

Частые вопросы

Сколько фотографов нужно на мероприятие?

Один фотограф справится с небольшим или средним мероприятием. Большим конференциям с параллельными сессиями, выставкой или несколькими залами обычно нужны двое и больше.

Как быстро будут готовы фотографии?

Подборку обработанных снимков можно получить во время мероприятия или тем же вечером, полная галерея — в согласованный срок.

Как мы снимаем мероприятия

Фотографы Fat Cat Media снимают конференции, презентации и награждения по всем Эмиратам и при необходимости сдают подборку в тот же день. Мы работаем на мероприятиях в ОАЭ с 2012 года. Подробнее — на странице фотосъёмки и в статье о дне деловых портретов.